Services de Direction

Le pilotage d’une entreprise aussi diverse de Viteos exige des structures qui permettent de gérer à la fois la production et la distribution de toutes les énergies. Les services de direction sont actifs quotidiennement pour assurer cette mission.

Secrétariat général

Le secrétariat général remplit trois missions fondamentales. D’abord, il est en quelque sorte l’organe d’état-major de la direction générale et du Conseil d’administration de Viteos. De même, le secrétaire général est responsable des relations avec les communes actionnaires. Enfin, le premier volet des attributions du secrétaire général comprend le conseil juridique de la direction générale.  En second lieu, le secrétariat général chapeaute et supervise les secrétariats du Littoral et des Montagnes qui soutiennent et gèrent l’administration des services. Enfin le secrétariat général est en charge de tous les éléments liés à la sécurité.

Une chancellerie au service de tous

La première mission du secrétariat général vient en appui à la direction générale de Viteos et à son Conseil d’administration. La préparation et la gestion des dossiers courants de la direction, mais aussi du Conseil d’administration relèvent du secrétariat général. Ce n’est pas tout. Le secrétaire général et ses services gèrent les relations de tout ordre avec les communes actionnaires de Viteos, mais aussi avec d’autres collectivités publiques dans lesquelles l’entreprise est active ou pourrait le devenir. Dans ce contexte, les questions réglées sont d’ordre général et/ou parfois politique (réponses questions des Conseils généraux par exemple). Les questions techniques sont plus souvent et plus normalement réglées par les services techniques.
L’activité du secrétariat général comprend aussi le conseil juridique et assurantiel de l’entreprise. Enfin, le secrétaire général joue le rôle de porte-parole de l’entreprise pour tous les aspects institutionnels.

Un soutien pour les deux sites

La seconde mission du secrétariat général est purement administrative puisqu’il s’agit d’apporter un soutien aux secrétariats décentralisés du Littoral et des Montagnes. Ces deux secrétariats décentralisés sont chargés de gérer administrativement les services de l’entreprise. Le secrétariat général épaule les secrétariats régionaux dans cette mission.

La sécurité, priorité numéro 1

Une société comme Viteos doit être sans concession en matière de sécurité. Le secrétariat général coordonne tous les aspects liés à la sécurité. Il s’agit d’abord de la sécurité générale qui comprend toutes les normes applicables à tout le monde (sécurité des bâtiments, véhicules, protection individuelle des travailleurs et règles sur les chantiers par exemple). Pour ce qui est des règles spécifiques à une activité ou à un produit (eau, gaz naturel, électricité), elles sont gérées directement par les services concernés, plus compétents sur le terrain.
Dans tous les cas, la sécurité représente un des défis majeurs et permanents d’une entreprise comme Viteos. Chaque incident, chaque accident, qu’il touche nos clients ou nos collaboratrices et collaborateurs est un incident de trop. L’ambition du secrétariat général est tout simplement de tendre à la sécurité absolue.

Secrétariats décentralisés

Les deux secrétariats situés l’un sur le Littoral, l’autre à La Chaux-de-Fonds gèrent toutes les tâches administratives relatives aux différents services de l’entreprise. Tout ce qui concerne l’activité de terrain de Viteos est donc administrativement géré par ces secrétariats.

L’administration de l’activité de terrain

Viteos est active dans une multitude de métiers. Les secrétariats assurent la gestion administrative de l’activité quotidienne de l’entreprise. Dans le même état d’esprit, les secrétariats assurent également la gestion administrative du SIVAMO (Syndicat intercommunal des eaux du Val-de-Ruz et des Montagnes) et des distributeurs d’eau romands. Les secrétariats s’occupent également de l’accueil téléphonique central, à l’exception de l’accueil clients. Tous les autres appels, qu’ils relèvent des services techniques, des demandes de contact ou des recherches d’information passent par ces secrétariats. 

Enjeux : réduire la quantité de papier

Outre évidemment l’accueil des appels et la gestion administrative des services de terrain, les secrétariats sont en charge de l’archivage. Il s’agit d’une activité cruciale pour une entreprise comme Viteos, active dans les énergies et l’eau. Dans ce domaine, les secrétariats cherchent à la fois à sécuriser tout en réduisant la quantité papier de ces archives.  C’est une tâche gigantesque : les contrats, les conventions, les courriers entrants ou sortants sont archivés. Dans ce domaine, l’organisateur est certes le service de la logistique, mais concrètement l’archivage matériel des données relève des secrétariats.

Service des ressources humaines

Les missions du service des ressources humaines sont absolument centrales pour une entreprise de l’importance de Viteos. Importance stratégique d’abord : les services assurés par Viteos ne peuvent pas connaître d’interruption. Les collaboratrices et collaborateurs de l’entreprise portent cette exigence comme une mission personnelle. D’autre part, évidemment, la recherche et le maintien des compétences au sein de l’entreprise sont des priorités.

L’emploi régional, une mission

Viteos a pour philosophie permanente de favoriser les ressources et les compétences régionales. L’activité du service est donc dirigée à la fois vers le recrutement des personnes les plus compétentes tout en favorisant l’emploi des Neuchâteloises et Neuchâtelois. Cette exigence va plus loin : Viteos est une entreprise qui compte environ 150 métiers différents dans le cadre de ses nombreuses activités. La formation est donc un élément important à la fois pour l’entreprise et pour la société neuchâteloise. Le service des ressources humaines promeut activement les places d’apprentissage et les stages. Au surplus, la formation continue est une exigence permanente dans l’activité à haute valeur ajoutée de l’entreprise.

Une vision d’avenir

L’enjeu principal du service des ressources humaines consiste à traduire la stratégie de Viteos dans sa dimension humaine et sociale. Dans ce contexte, il convient d’assurer la gestion de l’administration du personnel, mais aussi d’accompagner la direction dans ses orientations liées au capital humain et de veiller à des conditions de travail attractives et équitables par l’observation permanente des conditions de travail proposées sur le marché. La formation, qu’elle soit continue ou en places d’apprentissage est également essentielle.

La richesse de l’entreprise

La plus grande richesse d’une entreprise, ce sont ses collaboratrices et collaborateurs. Le service des ressources humaines a pour mission d’enrichir cette richesse. Pour y parvenir, il faut évidemment utiliser tous les instruments disponibles de la gestion des ressources humaines, mais Viteos va plus loin en contribuant auprès de son personnel au développement de la culture d’entreprise, en veillant en permanence à la formation continue du personnel, en assurant une communication permanente et transparente pour le personnel et en dotant des outils les plus récents et innovants de la gestion des ressources humaines.